POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La confidentialité des informations personnelles est un principe important pour Soteldo Therapy.

Nous nous engageons à collecter, utiliser et divulguer les informations personnelles de manière responsable et uniquement dans la mesure nécessaire pour les biens et services que nous fournissons. Nous essayons d'être ouverts et transparents sur la façon dont nous traitons les informations personnelles. Ce document décrit nos politiques de confidentialité.

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QU'EST-CE QUE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ ?

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Les renseignements personnels sur la santé sont des renseignements sur une personne identifiable. Les informations personnelles sur la santé comprennent des informations relatives à leurs caractéristiques personnelles (par exemple, le sexe, l'âge, le revenu, l'adresse ou le numéro de téléphone du domicile, l'origine ethnique, la situation familiale), leur santé (par exemple, les antécédents médicaux, les problèmes de santé et les services de santé reçus par eux ) ou leurs activités et opinions. Les renseignements personnels doivent être mis en contraste avec les renseignements commerciaux (par exemple, l'adresse professionnelle et le numéro de téléphone d'un individu), qui ne sont pas protégés par la législation sur la protection de la vie privée.

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QUI NOUS SOMMES

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Soteldo Therapy comprend au moment de la rédaction de plusieurs psychothérapeutes enregistrés et une administration de soutien. Nous utilisons un certain nombre de consultants et d'agences qui peuvent, dans le cadre de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements personnels sur la santé que nous détenons. Il s'agit notamment des consultants en informatique, de la sécurité et de la maintenance des bureaux, des comptables et des comptables, des avocats, des travailleurs temporaires pour couvrir les vacances, des sociétés de cartes de crédit, des gestionnaires de sites Web et des nettoyeurs. Nous limitons leur accès à toute information personnelle que nous détenons autant que raisonnablement possible. Nous avons également leur assurance qu'ils respectent les principes de confidentialité appropriés.

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POURQUOI NOUS COLLECTONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ

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Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de servir nos clients. Pour nos clients, le but principal de la collecte de renseignements personnels sur la santé est de fournir un traitement de psychothérapie. Par exemple, nous recueillons des renseignements sur les antécédents médicaux d'un client, y compris ses antécédents familiaux, son état physique, sa fonction et sa situation sociale, afin de nous aider à évaluer ses besoins en matière de santé, de le conseiller sur les options qui s'offrent à lui, puis de lui fournir les soins de santé qu'il choisir d'avoir. Un deuxième objectif principal est d'obtenir une base de données sanitaires et sociales afin que, dans la prestation de services de santé continus, nous puissions identifier les changements qui se produisent au fil du temps.

Sur notre site Web, nous collectons uniquement, à l'exception des cookies, les informations personnelles que vous fournissez et n'utilisons ces informations que dans le but que vous nous avez fourni, par exemple pour répondre à un e-mail. Soteldo Therapy n'utilise aucune information personnelle des clients ou des cookies grand public lors des visites sur notre site Web.

Nous recueillons, utilisons et divulguons également des renseignements personnels sur la santé à des fins liées ou secondaires à nos fins principales. Les exemples les plus courants de nos objectifs connexes et secondaires sont les suivants :

• Pour obtenir le paiement de services ou de biens fournis non payés au moment du service, pour traiter les paiements par carte de crédit ou pour recouvrer les comptes impayés.

• Nous pouvons rappeler aux clients les rendez-vous prévus ou informer les clients d'événements spéciaux

• La communication avec les clients peut comprendre des cartes, des lettres, des bulletins d'information, des rappels téléphoniques ou des rappels par courriel. Un message vocal peut être laissé sur un répondeur ou auprès d'une personne répondant au téléphone. Votre nom peut être appelé dans la zone de réception.

• Le coût de certains biens/services fournis à Soteldo Therapy est payé par des tiers. Ces tiers payeurs peuvent avoir le consentement ou le pouvoir de nous ordonner de collecter et de leur divulguer certaines informations afin de démontrer le droit du client à ce financement.

• Nous examinons les dossiers des clients pour nous assurer que nous fournissons des services continus de haute qualité, y compris l'évaluation de la performance de notre clinique ou à des fins éducatives. Sans identifier les noms personnels des clients, nous pouvons examiner les données cliniques à des fins éducatives de conférence par les pairs. Des consultants externes (par exemple, des auditeurs, des avocats, des consultants en pratique, des programmes d'accréditation volontaires) peuvent effectuer des audits et des examens d'amélioration de la qualité en notre nom.

• Pour promouvoir notre clinique, de nouveaux services, des événements spéciaux et des opportunités (par exemple, un séminaire ou une conférence) que nous avons disponibles. Nous obtiendrons toujours le consentement exprès du client avant de recueillir ou de traiter des renseignements personnels sur la santé à cette fin. Vous aurez toujours le choix de vous désinscrire des communications de la clinique.

• Pour se conformer aux régulateurs externes. Nos professionnels sont réglementés par le CRPO qui peut inspecter nos dossiers et interroger notre personnel dans le cadre de ses activités réglementaires dans l'intérêt public. Le CRPO a ses propres obligations strictes de confidentialité et de respect de la vie privée. De plus, en tant que professionnels, nous signalerons les fautes graves, l'incompétence ou l'incapacité d'autres praticiens, qu'ils appartiennent à d'autres organisations ou à la nôtre. De plus, notre organisation estime qu'elle devrait signaler aux autorités les informations suggérant un comportement illégal. De plus, nous pouvons être tenus par la loi de divulguer des renseignements personnels sur la santé à divers organismes gouvernementaux (p. ex. ministère de la Santé, sociétés d'aide à l'enfance, Agence des douanes et du revenu du Canada, commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, etc.).

• Pour faciliter la vente d'entreprise. Si les actifs devaient être vendus, l'acheteur potentiel souhaiterait effectuer un examen de «diligence raisonnable» des registres de l'entreprise pour s'assurer qu'il s'agit d'une entreprise viable qui a été honnêtement décrite. L'acheteur potentiel doit d'abord conclure un accord avec l'entreprise pour garder les informations confidentielles et sécurisées et ne conserver aucune des informations plus longtemps que nécessaire pour effectuer la diligence raisonnable. Une fois qu'une vente a été finalisée, l'entreprise peut transférer des dossiers à l'acheteur, mais elle fera des efforts raisonnables pour aviser l'individu avant de le faire.

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PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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• Nous comprenons l'importance de protéger les renseignements personnels. Pour cette raison, nous avons pris les mesures suivantes :

• Les informations papier sont soit sous surveillance, soit sécurisées dans une zone verrouillée ou restreinte.

• Le matériel électronique est sous surveillance ou sécurisé dans une zone verrouillée ou restreinte en tout temps. De plus, des mots de passe forts sont utilisés sur tous les ordinateurs et appareils mobiles.

• Les renseignements personnels sur la santé ne sont stockés sur les appareils mobiles que si nécessaire. Toutes les informations personnelles sur la santé stockées sur les appareils mobiles sont protégées par un cryptage fort.

• Les informations sur papier sont transférées dans des enveloppes ou des boîtes scellées et adressées par des entreprises réputées dotées de politiques de confidentialité strictes.

• Les informations électroniques sont anonymisées ou cryptées avant d'être transmises.

• Nos administrateurs sont formés pour collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles uniquement dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs fonctions et conformément à notre politique de confidentialité.

• Nous ne publions aucune information personnelle sur nos clients sur les sites de médias sociaux et tous les cliniciens et administrateurs sont formés à l'utilisation appropriée des sites de médias sociaux.

• Les consultants externes et les agences ayant accès aux informations personnelles doivent conclure des accords de confidentialité avec nous.

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CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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Nous devons conserver les informations personnelles pendant un certain temps pour nous assurer que nous pouvons répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur les services fournis et pour notre propre responsabilité envers les organismes de réglementation externes. Cependant, afin de protéger votre vie privée, nous ne souhaitons pas conserver les informations personnelles trop longtemps. Nous conservons nos dossiers clients pendant au moins dix ans à compter de la date de la dernière interaction avec le client (mais pas les informations de carte de crédit) ou à partir de la date à laquelle le client atteint l'âge de 18 ans. Nous détruisons les dossiers papier contenant des informations personnelles sur la santé par déchiquetage croisé. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant de manière à ce qu'elles ne puissent pas être restaurées. Lorsque le matériel est mis au rebut, nous nous assurons que le matériel est physiquement détruit ou que les données sont effacées ou écrasées de manière à ce que les informations ne puissent pas être récupérées.

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Qu'en est-il des informations de carte de crédit ? Nous conservons les informations de la carte dans un dossier à votre connaissance. Lorsqu'une session est suivie, cette carte est débitée. Lorsqu'il y a un rendez-vous manqué, la totalité des frais de la séance est facturée et un reçu vous est envoyé pour vos connaissances et vos dossiers.  

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VOUS POUVEZ CONSULTER VOS DOSSIERS

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À quelques exceptions près, vous avez le droit de voir quelles informations personnelles nous détenons à votre sujet, en contactant Raquel Soteldo, RP(Q), CCC, MA, ABA. Nous pouvons vous aider à identifier les dossiers que nous pourrions avoir à votre sujet. Nous essaierons également de vous aider à comprendre toute information que vous ne comprenez pas (par exemple, des formulaires courts, un langage technique, etc.). Nous devrons confirmer votre identité, si nous ne vous connaissons pas, avant de vous fournir cet accès. Nous nous réservons le droit de facturer des frais raisonnables pour ce service.
Nous pouvons vous demander de formuler votre demande par écrit. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais et généralement dans les 30 jours, si possible. Si nous ne pouvons pas vous donner accès, nous vous en dirons la raison, du mieux que nous pourrons, quant au pourquoi.

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Si vous pensez qu'il y a une erreur dans l'information, vous avez le droit de demander qu'elle soit corrigée. Cela s'applique aux informations factuelles et non aux opinions professionnelles que nous pourrions avoir formées. Nous pouvons vous demander de fournir des documents prouvant que nos fichiers sont erronés. Lorsque nous convenons que nous avons fait une erreur, nous apporterons la correction. À votre demande et lorsque cela est raisonnablement possible, nous aviserons toute personne à qui nous avons envoyé ces informations (mais nous pouvons refuser votre demande si cela n'aurait pas raisonnablement d'effet sur la prestation continue des soins de santé). Si nous ne sommes pas d'accord que nous avons fait une erreur, nous accepterons tout de même d'inclure dans notre dossier une brève déclaration de votre part sur ce point.

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EN CAS D'ATTEINTE À LA VIE PRIVÉE

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Bien que nous prenions des précautions pour éviter toute violation de votre vie privée, en cas de perte, de vol ou d'accès non autorisé à vos informations personnelles sur la santé, nous vous en informerons. Après avoir pris connaissance d'une violation possible ou connue, nous prendrons les mesures suivantes :

• Nous allons contenir la violation au mieux de nos capacités, notamment en prenant les mesures suivantes :

  • Récupérer des copies papier des renseignements personnels sur la santé qui ont été divulgués

  • S'assurer qu'aucune copie n'a été faite

  • Prendre des mesures pour empêcher l'accès non autorisé aux informations électroniques (par exemple, changer les mots de passe, restreindre l'accès, système d'arrêt temporaire)

  • Nous informerons les personnes concernées

  • Nous fournirons nos coordonnées au cas où la personne aurait d'autres questions

  • Nous fournirons les coordonnées du commissaire

• Nous allons enquêter et résoudre le problème en :

  • Mener une enquête interne

  • Déterminer les mesures à prendre pour prévenir de futures violations (par exemple, modifications des politiques, mesures de protection supplémentaires)

  • Veiller à ce que tous les thérapeutes et administrateurs soient correctement formés et organisent une formation supplémentaire si nécessaire

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Selon les circonstances de la violation, nous pouvons aviser et travailler avec le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. De plus, nous pouvons signaler la violation à l'ordre de réglementation compétent, l'Ordre des psychothérapeutes autorisés de l'Ontario, si nous pensons qu'elle résulte d'une faute professionnelle, d'une incompétence ou d'une incapacité. Si vous avez des inquiétudes concernant le professionnalisme ou la compétence de nos services ou la capacité mentale ou physique de l'un de nos professionnels, nous vous demandons d'en discuter avec nous.  

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AVEZ-VOUS DES QUESTIONS OU DES PRÉOCCUPATIONS ?

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Notre agente d'information, Raquel Soteldo RP(Q), CCC, MA, ABA peut être contactée au :

#700- 1, rue Rideau
Ottawa (Ont.)
613-400-128

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Elle tentera de répondre à toutes les questions ou préoccupations que vous pourriez avoir.
Si vous souhaitez déposer une plainte officielle concernant nos pratiques de confidentialité, vous pouvez le faire par écrit auprès de notre responsable de l'information. Elle accusera réception de votre plainte et veillera à ce qu'elle fasse l'objet d'une enquête rapide et à ce qu'une décision formelle et motivée vous soit fournie par écrit.