POLÍTICA DE PRIVACIDAD

La privacidad de la información personal es un principio importante para Soteldo Therapy.

Nos comprometemos a recopilar, usar y divulgar información personal de manera responsable y solo en la medida necesaria para los bienes y servicios que brindamos. Tratamos de ser abiertos y transparentes sobre cómo manejamos la información personal. Este documento describe nuestras políticas de privacidad.

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¿QUÉ ES LA INFORMACIÓN MÉDICA PERSONAL?

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La información de salud personal es información sobre un individuo identificable. La información de salud personal incluye información que se relaciona con sus características personales (p. ej., sexo, edad, ingresos, domicilio o número de teléfono, antecedentes étnicos, estado familiar), su salud (p. ej., historial de salud, condiciones de salud y servicios de salud que reciben). ) o sus actividades y puntos de vista. La información personal debe contrastarse con la información comercial (p. ej., la dirección comercial y el número de teléfono de una persona), que no está protegida por la legislación sobre privacidad.

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QUIENES SOMOS

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Soteldo Therapy incluye en el momento de escribir este artículo múltiples psicoterapeutas registrados y administración de apoyo. Utilizamos una serie de consultores y agencias que pueden, en el ejercicio de sus funciones, tener acceso limitado a la información de salud personal que tenemos. Estos incluyen consultores informáticos, seguridad y mantenimiento de oficinas, tenedores de libros y contadores, abogados, trabajadores temporales para cubrir vacaciones, compañías de tarjetas de crédito, administradores de sitios web y limpiadores. Restringimos su acceso a cualquier información personal que tengamos tanto como sea razonablemente posible. También tenemos su garantía de que siguen los principios de privacidad apropiados.

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POR QUÉ RECOPILAMOS INFORMACIÓN DE SALUD PERSONAL

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Recopilamos, usamos y divulgamos información personal para servir a nuestros clientes. Para nuestros clientes, el propósito principal de recopilar información de salud personal es proporcionar tratamiento de psicoterapia. Por ejemplo, recopilamos información sobre el historial de salud de un cliente, incluidos sus antecedentes familiares, condición y función física y situación social para ayudarnos a evaluar cuáles son sus necesidades de salud, asesorarlo sobre sus opciones y luego brindarle la atención médica que necesita. elige tener. Un segundo propósito principal es obtener una línea de base de información social y de salud para que al brindar servicios de salud continuos podamos identificar los cambios que están ocurriendo con el tiempo.

En nuestro sitio web solo recopilamos, a excepción de las cookies, la información personal que usted proporciona y solo usamos esa información para el propósito que nos la proporcionó, por ejemplo, para responder a un correo electrónico. Terapia Soteldo no utiliza ninguna información personal de los clientes o cookies del público en general durante las visitas a nuestro sitio web.

También recopilamos, usamos y divulgamos información de salud personal para fines relacionados o secundarios a nuestros fines principales. Los ejemplos más comunes de nuestros propósitos relacionados y secundarios son los siguientes:

• Para obtener el pago de servicios o bienes prestados no pagados en el momento del servicio, para procesar pagos con tarjeta de crédito o para cobrar cuentas impagas.

• Podemos recordar a los clientes las citas programadas o asesorar a los clientes sobre eventos especiales.

• La comunicación con los clientes puede incluir tarjetas, cartas, boletines, recordatorios telefónicos o recordatorios por correo electrónico. Se puede dejar un mensaje de voz en un contestador automático o con una persona que conteste el teléfono. Su nombre puede ser llamado en el área de recepción.

• El costo de algunos bienes/servicios que se brindan en Terapia Soteldo es pagado por terceros. Estos terceros pagadores pueden tener el consentimiento o la autoridad para indicarnos que recopilemos y les divulguemos cierta información para demostrar el derecho del cliente a esta financiación.

• Revisamos los archivos de los clientes para garantizar que brindamos servicios continuos de alta calidad, incluida la evaluación del desempeño de nuestra clínica o con fines educativos. Sin identificar los nombres personales de los clientes, podemos revisar los datos clínicos con fines educativos de conferencias entre pares. Los consultores externos (por ejemplo, auditores, abogados, consultores de práctica, programas de acreditación voluntaria) pueden realizar auditorías y revisiones de mejora de la calidad en nuestro nombre.

• Para promocionar nuestra clínica, nuevos servicios, eventos especiales y oportunidades (por ejemplo, un seminario o conferencia) que tenemos disponibles. Siempre obtendremos el consentimiento expreso del cliente antes de recopilar o manejar información personal de salud para este propósito. Siempre tendrá la opción de darse de baja de las comunicaciones de la clínica.

• Para cumplir con los reguladores externos. Nuestros profesionales están regulados por la CRPO, que puede inspeccionar nuestros registros y entrevistar a nuestro personal como parte de sus actividades reglamentarias de interés público. El CRPO tiene sus propias obligaciones estrictas de confidencialidad y privacidad. Además, como profesionales, denunciaremos las faltas graves, la incompetencia o la incapacidad de otros profesionales, ya sean de otras organizaciones o de la nuestra. Además, nuestra organización cree que debe reportar información que sugiera un comportamiento ilegal a las autoridades. Además, es posible que la ley nos exija divulgar información de salud personal a varias agencias gubernamentales (por ejemplo, Ministerio de Salud, sociedades de ayuda para niños, Agencia de Aduanas e Ingresos de Canadá, Comisionado de Información y Privacidad, etc.).

• Para facilitar la venta de negocios. Si se vendieran los activos, el comprador potencial querría realizar una revisión de "diligencia debida" de los registros de la empresa para asegurarse de que es un negocio viable que se ha presentado con honestidad. El comprador potencial primero debe celebrar un acuerdo con la empresa para mantener la información confidencial y segura y no retener ninguna información más tiempo del necesario para llevar a cabo la diligencia debida. Una vez finalizada la venta, la empresa puede transferir los registros al comprador, pero hará todos los esfuerzos razonables para avisar a la persona antes de hacerlo.

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PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

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• Entendemos la importancia de proteger la información personal. Por ello, hemos dado los siguientes pasos:

• La información en papel está bajo supervisión o asegurada en un área cerrada o restringida.

• El hardware electrónico está bajo supervisión o asegurado en un área cerrada o restringida en todo momento. Además, se utilizan contraseñas seguras en todas las computadoras y dispositivos móviles.

• La información de salud personal solo se almacena en dispositivos móviles si es necesario. Toda la información de salud personal almacenada en los dispositivos móviles está protegida por un cifrado sólido.

• La información en papel se transfiere a través de sobres o cajas sellados y con la dirección de empresas acreditadas con fuertes políticas de privacidad.

• La información electrónica se anonimiza o se cifra antes de ser transmitida.

• Nuestros administradores están capacitados para recopilar, usar y divulgar información personal solo cuando sea necesario para cumplir con sus funciones y de acuerdo con nuestra política de privacidad.

• No publicamos ninguna información personal sobre nuestros clientes en los sitios de redes sociales y todos los médicos y administradores están capacitados en el uso apropiado de los sitios de redes sociales.

• Los consultores externos y las agencias con acceso a la información personal deben celebrar acuerdos de privacidad con nosotros.

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RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL

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Necesitamos conservar la información personal durante algún tiempo para asegurarnos de que podamos responder cualquier pregunta que pueda tener sobre los servicios prestados y para nuestra propia responsabilidad ante los organismos reguladores externos. Sin embargo, para proteger su privacidad, no queremos conservar la información personal durante demasiado tiempo. Conservamos los archivos de nuestros clientes durante al menos diez años desde la fecha de la última interacción con el cliente (pero no la información de la tarjeta de crédito) o desde la fecha en que el cliente cumple 18 años. Destruimos los archivos en papel que contienen información de salud personal mediante trituración transversal. Destruimos la información electrónica eliminándola de manera que no se pueda restaurar. Cuando se desecha el hardware, nos aseguramos de que el hardware se destruya físicamente o que los datos se borren o sobrescriban de manera que la información no se pueda recuperar.

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¿Qué pasa con la información de la tarjeta de crédito? Mantenemos la información de la tarjeta en un archivo con su conocimiento de ella. Cuando se asiste a una sesión, se carga esa tarjeta. Cuando hay una cita perdida, se cobra la tarifa de la sesión completa y se le envía un recibo para su conocimiento y archivos.  

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PUEDE VER SUS REGISTROS

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Con solo unas pocas excepciones, tiene derecho a ver qué información personal tenemos sobre usted comunicándose con Raquel Soteldo, RP(Q), CCC, MA, ABA. Podemos ayudarlo a identificar qué registros podríamos tener sobre usted. También intentaremos ayudarlo a comprender cualquier información que no comprenda (por ejemplo, formularios breves, lenguaje técnico, etc.). Tendremos que confirmar su identidad, si no lo conocemos, antes de proporcionarle este acceso. Nos reservamos el derecho de cobrar una tarifa razonable por este servicio.
Es posible que le pidamos que presente su solicitud por escrito. Responderemos a su solicitud lo antes posible y, en general, dentro de los 30 días, si es posible. Si no podemos darle acceso, le diremos la razón, lo mejor que podamos, en cuanto a por qué.

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Si cree que hay un error en la información, tiene derecho a solicitar que se corrija. Esto se aplica a la información fáctica y no a las opiniones profesionales que podamos haber formado. Es posible que le pidamos que proporcione documentación de que nuestros archivos son incorrectos. Cuando estemos de acuerdo en que cometimos un error, haremos la corrección. Si lo solicita y cuando es razonablemente posible, notificaremos a cualquier persona a la que le enviemos esta información (pero podemos denegar su solicitud si razonablemente no tendría un efecto en la provisión continua de atención médica). Si no estamos de acuerdo en que hemos cometido un error, estaremos de acuerdo en incluir en nuestro expediente una breve declaración suya sobre el punto.

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SI HAY UNA VIOLACIÓN DE LA PRIVACIDAD

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Si bien tomaremos precauciones para evitar cualquier violación de su privacidad, si hay una pérdida, robo o acceso no autorizado a su información personal de salud, se lo notificaremos. Al tener conocimiento de una infracción posible o conocida, tomaremos las siguientes medidas:

• Contendremos la infracción lo mejor que podamos, incluso tomando los siguientes pasos:

  • Recuperar copias impresas de la información de salud personal que se ha divulgado

  • Asegurarse de que no se han hecho copias

  • Tomar medidas para evitar el acceso no autorizado a la información electrónica (p. ej., cambiar contraseñas, restringir el acceso, apagar temporalmente el sistema)

  • Notificaremos a las personas afectadas

  • Proporcionaremos nuestra información de contacto en caso de que la persona tenga más preguntas.

  • Proporcionaremos la información de contacto del Comisionado

• Investigaremos y solucionaremos el problema mediante:

  • Realización de una investigación interna

  • Determinar qué pasos se deben tomar para prevenir futuras infracciones (por ejemplo, cambios en las políticas, salvaguardas adicionales)

  • Asegurarse de que todos los terapeutas y administradores estén debidamente capacitados y realizar más capacitación si es necesario

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Dependiendo de las circunstancias del incumplimiento, podemos notificar y trabajar con el Comisionado de Información y Privacidad de Ontario. Además, podemos informar el incumplimiento al Colegio regulador correspondiente, el Colegio de Psicoterapeutas Registrados de Ontario, si creemos que fue el resultado de una mala conducta profesional, incompetencia o incapacidad. Si tiene alguna inquietud sobre el profesionalismo o la competencia de nuestros servicios o la capacidad mental o física de cualquiera de nuestros profesionales, le pediremos que discuta esas inquietudes con nosotros.  

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¿TIENES PREGUNTAS O INQUIETUDES?

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Nuestra Oficial de Información, Raquel Soteldo RP(Q), CCC, MA, ABA puede ser contactada en:

#700-1 Calle Rideau
Ottawa, ON
613-400-128

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Ella intentará responder cualquier pregunta o inquietud que pueda tener.
Si desea presentar una queja formal sobre nuestras prácticas de privacidad, puede hacerlo por escrito a nuestro Oficial de Información. Ella acusará recibo de su queja y se asegurará de que se investigue de inmediato y de que se le proporcione una decisión formal y los motivos por escrito.